Các trang thiết bị cần thiết cho việc lập vi bằng bao gồm: Sổ ghi chép, bút viết, hộp lăn tay, máy chụp hình, thước đo… Các thiết bị này trong quá trình lập vi bằng mà thiếu hụt sẽ gây lúng túng cho Thư ký và Thừa phát lại trong quá trình lập vi bằng. Bạn hãy tưởng tượng chuyện gì sẽ xảy ra khi đang lập vi bằng mà máy ảnh hết pin hoặc đầy bộ nhớ? Khi cần đo kích thước của 1 vật gì đấy mà không có thước để đo…

Quá trình lập vi bằng cần tập trung ghi nhận kỹ càng những vấn đề gì là phụ thuộc việc người yêu cầu lập vi bằng sử dụng vi bằng vào mục đích gì? Cũng có thể đặt câu hỏi là tại sao người yêu cầu lập vi bằng lại tìm đến Thừa phát lại để nhờ hỗ trợ? Ví dụ, khách hàng tìm đến Thừa phát lại và trình bày rằng nhà hàng xóm xây nhà làm nứt 1 phần tường nhà mình, do đó cần Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận phần tường bị nứt làm chứng cứ yêu cầu bồi thường. Nếu như Thư ký hỗ trợ Thừa phát lại lập vi bằng mà quay phim, chụp hình mô tả hết toàn bộ căn nhà của khách hàng thì điều này là thừa và có thể làm tăng chi phí lập vi bằng của khách hàng.

Trong quá trình lập vi bằng, ngoài Thừa phát lại và Thư ký nghiệp vụ ra thì còn có người yêu cầu lập vi bằng, người tham gia lập vi bằng, người chứng kiến lập vi bằng (nếu có) và 1 số người khác có xuất hiện trọng quá trình lập vi bằng. Trong đó, thông tin những người bắt buộc phải thu thập bao gồm:  Người yêu cầu lập vi bằng, người tham gia lập vi bằng, người chứng kiến (nếu có). Hay nói nôm na là những người phải ký tên vào vi bằng. Thiếu thông tin của các người này hay nhận được thông tin chậm trễ dẫn đến vi bằng không hợp lệ (đối với trường hợp thiếu thông tin người yêu cầu) hoặc chậm trễ trong khâu hoàn thiện, đăng ký vi bằng.

Không biết ở các văn phòng khác lấy số hợp đồng, số đăng ký vi bằng theo nguyên tắc nào còn ở VP Thừa phát lại nơi tôi làm việc thì số hợp đồng lập vi bằng được lấy ngay khi ký hợp đồng lập vi bằng và phải trước thời điểm lập vi bằng (tính theo ngày). Số vi bằng được lấy ngay khi vừa kết thúc việc lập vi bằng, tức rằng không phải cứ xách máy hình đi lập vi bằng là xin số liền vì có trường hợp vi bằng không lập thành hoặc vi bằng kéo dài qua ngày khác dẫn đến việc bị một số vi bằng khác chèn trước. Tôi lấy ví dụ, Thư ký bắt đầu lập vi bằng kiểm kê, di dời tài sản từ sáng ngày 25/02/2015 và đã báo văn thư xin 1 số vi bằng tuy nhiên, vi bằng đó là vi bằng kéo dài phải làm đến chiều ngày 26/02/2015 mới xong thì như thế nào? Vi bằng sẽ lấy số theo thời điểm kết thúc trong khi từ sáng ngày 25/02/2015 đến chiều ngày 26/02/2015 thì đã có 1 số vi bằng khác chèn vào và đã đi đăng ký tại Sở Tư pháp? Trước đây, theo tôi được biết, có 1 số văn phòng khắc phục sự cố này bằng cách đánh các số vi bằng đại loại như: 100.01, 100.02, 100.a, 100.b… Tuy nhiên, trong các cuộc họp, hội thảo liên ngành về Thừa phát lại thì các cơ quan quản lý đã tuýt còi cách đánh số như vậy. Vậy nên, các bạn thư ký cần nhớ là lấy số vi bằng ngay khi kết thúc việc lập vi bằng và lấy số hợp đồng ngay khi ký được hợp đồng hoặc thậm chí là nếu chưa ký hợp đồng nhưng vi bằng được lập thành thì rồi thì cũng phải lấy 1 số hợp đồng.

5. Không ghi chép đủ hết các dữ liệu, sự kiện lập vi bằng

Không ghi chép đầy đủ các dữ liệu, sự kiện lập vi bằng tức rằng có những hành vi, sự kiện trong quá trình lập vi bằng mà rất cần thiết để đưa vào vi bằng nhưng mình không ghi nhận được hoặc ghi nhận không đầy đủ. Ví dụ, 1 người chồng bị vợ cản trở thăm nuôi con nên nhờ Thừa phát lại lập vi bằng. Trong quá trình lập vi bằng. người vợ có những câu hội thoại thể hiện việc ngăn cản, không cho người chồng gặp con nhưng không biết vì lý do gì đấy mà Thừa phát lại và thư ký không ghi nhận được những câu hội thoại này (bằng máy quay phim, máy ghi âm…) nên không đưa được vào vi bằng. Điều này theo quan điểm cá nhân, tôi cho rằng đó là sai sót có tính nghiêm trọng đối với dạng vi bằng ghi nhận hành vi cản trở thăm nuôi con. Do vậy, khi lập những vi bằng mang tính phức tạp, các thư ký cần chuẩn bị một máy ghi âm và bấm nút ngay khi bước vào địa điểm lập vi bằng. Công tác quay phim, chụp hình và ghi chép trong sổ lập vi bằng nên thực hiện sau bước này để đảm bảo dữ liệu không vì lý do gì đấy mà không đầy đủ.

6. Không ghi lại đầy đủ các hình ảnh minh chứng cho các sự kiện trong vi bằng

Vi bằng muốn tăng chứng phải có các tài liệu đính kèm vi bằng minh họa như: Đoạn clip, đoạn ghi âm hay hình ảnh. Tất nhiên, cả 3 loại tài liệu đính kèm trên đều quan trọng nhưng cần thiết chú trọng hình ảnh vì đây là loại tài liệu dễ ghi nhận,dễ đưa vào vi bằng và phải luôn có trong vi bằng. Các thư ký khi tác nghiệp cần chọn cho mình một địa điểm thích hợp để hình ảnh chụp được bao quát và mang tính sinh động.

7. Chưa cho khách ký hợp đồng vi bằng, nhận tiền đặt cọc trước khi lập vi bằng

Nói điều này nghe có vẻ buồn cười nhưng trừ các vi bằng gấp chưa ký được hợp đồng thì các vi bằng khác cần cho ký hợp đồng và nhận tiền đặt cọc trước để tránh một số trục trặc về sau, đặc biệt là các vi bằng thỏa thuận xong về việc lập vi bằng, phương thức lập vi bằng và Văn phòng đã chuẩn bị một số công việc cho vụ việc lập vi bằng nhưng vi bằng không được lập hoặc lập không thành. Tôi đã từng gặp trường hợp lập vi bằng như sau, khách hàng đến yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận việc người thuê nhà không chịu trả nhà cho mình dù đã kết thúc thời hạn thuê. Tuy nhiên, khi đến địa điểm lập vi bằng, bên thuê nghe nói có Thừa phát lại “113 của Dân sự” đi cùng bên cho thuê thì tự nguyện trả nhà vô điều kiện mà không có tranh chấp gì thêm. Từ đó, bên cho thuê không yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng nữa. Dù vi bằng có thể lập được ghi nhận việc bên thuê tự nguyện trả nhà nhưng bên cho thuê không chịu ký vi bằng, hợp đồng cũng chưa có thì không có cơ sở để đòi thù lao. Một trường hợp khác, vi bằng ghi nhận các bên tham gia cuộc họp thỏa thuận chia di sản, văn phòng chưa thu tiền đặt cọc, Thừa phát lại đã soạn thảo xong các văn bản cần thiết cho việc lập vi bằng nhưng khách hàng báo là không lập nữa, vậy điều gì sẽ xảy ra? Vậy nên, kinh nghiệm được rút ra là nên thu tiền đặt cọc trước của khách hàng hoặc nếu gấp quá chưa thu tiền đặt cọc, chưa ký hợp đồng được thì cần cho khách hàng ký phiếu yêu cầu lập vi bằng (trường hợp cần thiết có thể viết tay) trong đó nêu rõ mức phí lập vi bằng, nguyên tắc tính phí…

8. Cẩn thận với việc không đi đăng ký vi bằng đúng hạn

9. Quên cho khách ký nhận vi bằng