Nội dung
- 1 1. Chuẩn bị chưa chu đáo các trang thiết bị cho việc lập vi bằng
- 2 2. Không hiểu hết mục đích của người yêu cầu lập vi bằng
- 3 3. Không thu thập hết thông tin của những người tham gia vào quá trình lập vi bằng
- 4 4. Không lấy số vi bằng, số hợp đồng lập vi bằng đúng hạn
- 5 5. Không ghi chép đủ hết các dữ liệu, sự kiện lập vi bằng
- 6 6. Không ghi lại đầy đủ các hình ảnh minh chứng cho các sự kiện trong vi bằng
- 7 7. Chưa cho khách ký hợp đồng vi bằng, nhận tiền đặt cọc trước khi lập vi bằng
- 8 8. Cẩn thận với việc không đi đăng ký vi bằng đúng hạn
- 9 9. Quên cho khách ký nhận vi bằng
Vi bằng Thừa phát lại – Thật là vui và vinh dự ắt hẳn là cảm giác chung của các thư ký nghiệp vụ lần đầu tiên được giao nhiệm vụ hỗ trợ Thừa phát lại lập vi bằng. Bởi lẽ, sau bao nhiêu ngày miệt mài đi tống đạt rồi học hỏi, nghiên cứu thêm về lĩnh vực lập vi bằng hoặc nếu không thì cũng là chân ướt, chân ráo vào nghề Thừa phát lại mà chưa kịp hiểu hết 3 chữ Thừa phát lại là gì, vi bằng là như thế nào (trường hợp này thường là thư ký nữ) cuối cùng cũng được tham gia vào công việc mang tính chuyên môn cao và khá hứng thú của nghề Thừa phát lại. Cảm giác lâng lâng, vui sướng pha chút bỡ ngỡ trong cái lần đầu tiên này có thể khiến các bạn thư ký mắc phải một số sai sót đáng tiếc. Sau đây là một số sai sót cần tránh để màn ra mắt của các “tuyển thủ mới lên” trong “dịp đầu tiên được đá chính” được hoàn hảo.
1. Chuẩn bị chưa chu đáo các trang thiết bị cho việc lập vi bằng
2. Không hiểu hết mục đích của người yêu cầu lập vi bằng
3. Không thu thập hết thông tin của những người tham gia vào quá trình lập vi bằng
Trong quá trình lập vi bằng, ngoài Thừa phát lại và Thư ký nghiệp vụ ra thì còn có người yêu cầu lập vi bằng, người tham gia lập vi bằng, người chứng kiến lập vi bằng (nếu có) và 1 số người khác có xuất hiện trọng quá trình lập vi bằng. Trong đó, thông tin những người bắt buộc phải thu thập bao gồm: Người yêu cầu lập vi bằng, người tham gia lập vi bằng, người chứng kiến (nếu có). Hay nói nôm na là những người phải ký tên vào vi bằng. Thiếu thông tin của các người này hay nhận được thông tin chậm trễ dẫn đến vi bằng không hợp lệ (đối với trường hợp thiếu thông tin người yêu cầu) hoặc chậm trễ trong khâu hoàn thiện, đăng ký vi bằng.
4. Không lấy số vi bằng, số hợp đồng lập vi bằng đúng hạn
Không biết ở các văn phòng khác lấy số hợp đồng, số đăng ký vi bằng theo nguyên tắc nào còn ở VP Thừa phát lại nơi tôi làm việc thì số hợp đồng lập vi bằng được lấy ngay khi ký hợp đồng lập vi bằng và phải trước thời điểm lập vi bằng (tính theo ngày). Số vi bằng được lấy ngay khi vừa kết thúc việc lập vi bằng, tức rằng không phải cứ xách máy hình đi lập vi bằng là xin số liền vì có trường hợp vi bằng không lập thành hoặc vi bằng kéo dài qua ngày khác dẫn đến việc bị một số vi bằng khác chèn trước. Tôi lấy ví dụ, Thư ký bắt đầu lập vi bằng kiểm kê, di dời tài sản từ sáng ngày 25/02/2015 và đã báo văn thư xin 1 số vi bằng tuy nhiên, vi bằng đó là vi bằng kéo dài phải làm đến chiều ngày 26/02/2015 mới xong thì như thế nào? Vi bằng sẽ lấy số theo thời điểm kết thúc trong khi từ sáng ngày 25/02/2015 đến chiều ngày 26/02/2015 thì đã có 1 số vi bằng khác chèn vào và đã đi đăng ký tại Sở Tư pháp? Trước đây, theo tôi được biết, có 1 số văn phòng khắc phục sự cố này bằng cách đánh các số vi bằng đại loại như: 100.01, 100.02, 100.a, 100.b… Tuy nhiên, trong các cuộc họp, hội thảo liên ngành về Thừa phát lại thì các cơ quan quản lý đã tuýt còi cách đánh số như vậy. Vậy nên, các bạn thư ký cần nhớ là lấy số vi bằng ngay khi kết thúc việc lập vi bằng và lấy số hợp đồng ngay khi ký được hợp đồng hoặc thậm chí là nếu chưa ký hợp đồng nhưng vi bằng được lập thành thì rồi thì cũng phải lấy 1 số hợp đồng.
5. Không ghi chép đủ hết các dữ liệu, sự kiện lập vi bằng
Không ghi chép đầy đủ các dữ liệu, sự kiện lập vi bằng tức rằng có những hành vi, sự kiện trong quá trình lập vi bằng mà rất cần thiết để đưa vào vi bằng nhưng mình không ghi nhận được hoặc ghi nhận không đầy đủ. Ví dụ, 1 người chồng bị vợ cản trở thăm nuôi con nên nhờ Thừa phát lại lập vi bằng. Trong quá trình lập vi bằng. người vợ có những câu hội thoại thể hiện việc ngăn cản, không cho người chồng gặp con nhưng không biết vì lý do gì đấy mà Thừa phát lại và thư ký không ghi nhận được những câu hội thoại này (bằng máy quay phim, máy ghi âm…) nên không đưa được vào vi bằng. Điều này theo quan điểm cá nhân, tôi cho rằng đó là sai sót có tính nghiêm trọng đối với dạng vi bằng ghi nhận hành vi cản trở thăm nuôi con. Do vậy, khi lập những vi bằng mang tính phức tạp, các thư ký cần chuẩn bị một máy ghi âm và bấm nút ngay khi bước vào địa điểm lập vi bằng. Công tác quay phim, chụp hình và ghi chép trong sổ lập vi bằng nên thực hiện sau bước này để đảm bảo dữ liệu không vì lý do gì đấy mà không đầy đủ.
6. Không ghi lại đầy đủ các hình ảnh minh chứng cho các sự kiện trong vi bằng
Vi bằng muốn tăng chứng phải có các tài liệu đính kèm vi bằng minh họa như: Đoạn clip, đoạn ghi âm hay hình ảnh. Tất nhiên, cả 3 loại tài liệu đính kèm trên đều quan trọng nhưng cần thiết chú trọng hình ảnh vì đây là loại tài liệu dễ ghi nhận,dễ đưa vào vi bằng và phải luôn có trong vi bằng. Các thư ký khi tác nghiệp cần chọn cho mình một địa điểm thích hợp để hình ảnh chụp được bao quát và mang tính sinh động.
7. Chưa cho khách ký hợp đồng vi bằng, nhận tiền đặt cọc trước khi lập vi bằng
8. Cẩn thận với việc không đi đăng ký vi bằng đúng hạn
9. Quên cho khách ký nhận vi bằng
Để được tư vấn & hỗ trợ về vi bằng quý khách vui lòng liên hệ:
VĂN PHÒNG THỪA PHÁT LẠI BA ĐÌNH
Địa chỉ: Số 61 phố Phan Kế Bính, phường Cống Vị, quận Ba Đình, Hà Nội
DĐTV: Số 276 Đường Láng, Đống Đa, Hà Nội
ĐT – ZALO: 0908 33.1919; Email: canhdg@gmail.com